BPM

مدیریت فرایند کسب و کار (Business Process Management):

مدیریت فرایند کسب و کار

مدیریت فرایندهای کسب‌ و کار یا همان BPM، شامل روش‌ها، تکنیک ها و ابزارهایی جهت پشتیبانی از طراحی، مدیریت و تحلیل فرایندهای کسب و کار است. به عبارت دیگر ،BPM  یک رویکرد ساختار یافته با هدف بهبود کیفیت محصول و خدمات است و تلاش دارد تا فرایندهای سازمان را با استراتژی سازمان همسو نماید و به موازات آن رضایت مشتری را با افزایش کیفیت، بهبود دهد.

مدیریت فرایندهای کسب‌ و کار یا BPM، ریشه در دو علم مدیریت و فناوری اطلاعات دارد. همین موضوع یکی از عوامل مهم محبوبیت و کارآمدی این رویکرد است. با رشد و ترکیب این دو علم، مفهوم مدیریت فرایندهای کسب‌ و کار ایجاد گردیده است. در واقع BPM پس از رویکردهای TQM و BPR در مدیریت و به موازات آن پس از ظهور سیستم های مدیریت پایگاه داده، سیستم های مدیریت منابع سازمانی و سیستم های مدیریت گردش کار در فناوری اطلاعات، به منظور بهبود خدمات و محصولات معرفی گردید. منظور از بهبود، عبارت است از کلیه عملیات و تغییراتی که در فرایندها ایجاد می‌گردد تا هزینه و سرعت انجام را کاهش و کیفیت خروجی فرایند را افزایش دهد.

به منظور پشتیبانی از اجرای BPM در سازمان‌ها، BPMS ها یا سیستم های مدیریت فرایندهای کسب‌ و کار که حاصل فناوری اطلاعات هستند، تولیدشده‌اند. سیستم های مدیریت فرایندهای کسب‌ و کار با مجموعه ابزارهای خود، کلیه مراحل چرخه فرایند از طراحی و مدل‌سازی تا اجرا، پایش و بهبود را پشتیبانی می‌نمایند.

 برای رسیدن به هدف در اجرای این سیستم باید از اصولی تبعیت کنیم که ما را در رسیدن به اهداف کمک نماید. بدین منظور این اصول را بصورت تیتر و با توجه به نیاز اعلام می داریم:

اصول:

۱- فرایندها دارایی‌های سازمان هستند که برای مشتریان ایجاد ارزش می‌نمایند.

۲- با اندازه‌گیری، پایش، کنترل و تحلیل فرایندهای کسب‌ و کار، سازمان قادر خواهد بود، ارزشی پایدار را به مشتری ارائه دهد و مبنایی برای بهبود فرایندها در اختیار داشته باشد.

۳- فرایندهای کسب‌ و کار باید به صورت مستمر بهبود پیدا کنند.

۴- فناوری اطلاعات یک توانمند ساز حیاتی در اجرای BPM است.

توصیه های اجرایی در راه اندازی سسیتم BPM:

۱- در راستای ایجاد یک ساختار سازمانی فرایند محور، تلاش کنید.

۲- مالکان فرایندها را مشخص نمایید.

۳- مدیریت ارشد نسبت به BPM باید الزام و تعهد داشته باشند اما اجرای BPM باید با استفاده از یک رویکرد پایین به بالا انجام شود.

مدیریت ارشد سازمان، باید از رویکرد "مدیریت بر مبنای فرایندها" پشتیبانی نماید و نسبت به انجام آن خود را متعهد و ملزم بداند. چرا که همواره مدیران میانی در برابر تغییر ساختار وظیفه‌ای به ساختار فرایندی، به دلیل محدود شدن مسئولیت‌هایشان، مقاومت می‌کنند و اگر مدیران ارشد نسبت به BPM تعهد و الزام نداشته باشند، پروژه به دلیل مقاومت‌های داخلی با شکست مواجه می‌شود. اما طراحی فرایندها باید با استفاده از یک رویکرد پایین به بالا و به عبارتی  توسط کارمندان داخلی سازمان صورت پذیرد تا مقاومت کم‌تری توسط آن‌ها در برابر تغییر وجود داشته باشد. اگر چه نهایتاً مالک فرایند، طراحی نهایی را تأیید خواهد نمود!

۴- سیستم های نرم‌افزاری را جهت پایش، کنترل، تحلیل و بهبود فرایندهای کسب‌ و کار در سازمان مستقر کنید.

۵- با شرکای تجاری خود به طور مشترک فعالیت نمایید.

اگر چه شرکت‌ها غالباً تمایل به انجام کلیه فعالیت‌ها در داخل سازمان خود دارند، اما در مواردی نیاز به برون سپاری برخی از فعالیت‌ها است. در این موارد لازم است که مدیریت فرایندهای کسب‌ و کار را به بیرون از سازمان نیز گسترش داد تا نهایتاً ارزش مناسب و بهینه‌ای را به مشتریان ارائه داد.

۶- نیروی کار خود را به صورت مستمر تحت آموزش قرار دهید و نظام پاداش کارکنان خود را بر مبنای عملکرد فرایند های کسب و کار بسازید.

7- (Six Sigma) جهت بهبود فرایندهای کسب‌ و کار استفاده نمایید.

 شرکت گروه مشاوران مدیریت فرایند نگر هوشمند متخصص در اجرای این سیستم ها می باشد.